転職や就職活動で、誰もが必ず向き合うことになるのが「履歴書」です。しかし、いざペンを取ると「何から書けばいいんだろう…」「アピールできるような立派な経歴なんてないし…」と、手が止まってしまう方もおおいでしょう。
この記事では、履歴書作成の基本的なルールから、採用担当者に響く戦略的なアピール術、そして作成中に芽生える不安との向き合い方まで、網羅的に解説します。
- 履歴書の基本的なルールと、すぐに使えるテンプレートが分かります。
- 自分の経験から「強み」を発見し、自信のある自己PRが書けます。
- 履歴書作成の不安が軽くなり、前向きな気持ちで転職・就職活動に臨めます。
1．履歴書作成の「３つの黄金ルール」と新常識
採用担当者は、毎日数多くの履歴書に目を通しています。基本的なルールが守られていないと、それだけでマイナスの印象を与えてしまうこともあるでしょう。
履歴書作成に入る前に、まずは「これだけは押さえておきたい基本のポイント」を確認しておきましょう。
ルール1：基本のマナー（筆記用具・修正方法）
まず、筆記用具は黒のボールペンまたは万年筆を使用するのが鉄則です。消せるボールペンやシャープペンシルは、改ざんの疑いや、時間が経つと消えてしまうリスクがあるため、公的な書類である履歴書には不向きです。
もし書き間違えてしまった場合は、修正テープや修正液、二重線での訂正は絶対に行わないでください。これはビジネスマナーとして好ましくありません。面倒でも、新しい履歴書に一から書き直しましょう。
パソコンやスマホで履歴書を作成すれば、修正も簡単にできるためおすすめです。
ルール2：空欄は作らない
原則として、履歴書に空欄を作るのは避けましょう。書くことがない項目でも「特になし」と記載することで、「書き忘れではない」という意思表示になります。
ただし、例外が「本人希望記入欄」です。ここでは、給与や待遇面での細かい希望を書くのは、特別な事情がない限り避けるのが無難です。特に希望がない場合は、「貴社の規定に従います。」と記入するのが一般的です。
ルール3：応募先に合わせた「使い回し」はしない
一度完璧な履歴書が作れると、つい他の企業にもそのまま提出したくなりますが、それは大きな落とし穴です。企業ごとに内容を最適化し、同じ内容を使い回さないよう注意してください 。
特に「志望動機」や「自己PR」は、応募する企業の事業内容や求める人物像に合わせて調整する必要があります。一社一社に合わせた内容にすることで、あなたの熱意や企業理解の深さが伝わり、「多くの応募者の一人」から「自社に合う特別な一人」として認識されやすくなるのです。
新常識：JIS規格はもう古い？「厚生労働省様式」とは
以前は「JIS規格」の履歴書を使うのが一般的でしたが、2021年に厚生労働省が新たな様式例を公開しました。この新しい様式では、性別欄が任意記載になったり、プライバシーへの配慮から通勤時間や扶養家族数などの項目が削除されたりしています。
現在では、この厚生労働省の様式を使用することが推奨されています。
古い様式の履歴書を使っていると「情報をアップデートできない人」という印象を持たれる可能性もあるので、注意しましょう。
参考：厚生労働省「新たな履歴書の様式例の作成について」
2．無料で使える履歴書テンプレート（厚生労働省様式）
「じゃあ、どのテンプレートを選べばいいの？」と迷う方もいるでしょう。最も信頼できるのは、厚生労働省が公式に提供している様式です 。これは現在推奨されている標準的な形式で、公式サイトから誰でも無料でWord形式・PDF形式のファイルをダウンロードできます。
下記の公式サイトにアクセスし、ご自身の使いやすい形式のファイルをダウンロードしましょう。
3．【項目別】採用担当者の視点を意識した書き方（例文付き）
ここからは、履歴書の各項目について、具体的な書き方とアピールのコツを例文とともに見ていきましょう。大切なのは、「採用担当者が何を知りたいのか」を常に意識することです。
基本情報（日付、氏名、連絡先）
日付は、郵送なら投函日、持参なら持参日を記入しましょう。連絡先は、日中最も連絡がつきやすい電話番号とメールアドレスを記載します。氏名や住所は、省略せず戸籍や住民票に記載されている通りに正確に書いてください。
■具体例
東京都庁の住所を例に見ていきましょう。
×新宿区 西新宿 2-8-1
◎東京都 新宿区 西新宿 2丁目8番1号
都道府県から省略せず、丁番も正式な表記で記入するのが基本です
学歴・職歴
学歴は、原則として高校卒業から記入します。学校名は「〇〇高校」と略さず、「〇〇県立〇〇高等学校」のように正式名称で書きましょう。職歴も同様に、会社名は「（株）」などとせず、「株式会社〇〇」と正式名称で記載します。
部署名や雇用形態（正社員、契約社員など）も明記すると、経歴が分かりやすくなります。すべての職歴を書き終えたら、最後の行に右寄せで「以上」と記入してください。
免許・資格
免許・資格は、取得した時系列順に記入するのが基本です。ただし、応募する仕事と関連性の高い資格や経験がある場合は、その順に並べることで効果的にアピールする戦略も選べます。
記入欄には資格名を羅列するのではなく、どの程度のレベルなのかを補足すると、スキルがより伝わりやすくなります。
■書き方例
≪悪い例≫
・運転免許 取得
・マイクロソフト オフィス スペシャリスト
≪良い例≫
2020年 8月 普通自動車第一種運転免許 取得
2022年 5月 マイクロソフト オフィス スペシャリスト Word 2019 エキスパート（MOS）取得
2023年 3月 TOEIC Listening & Reading Test 750点 取得
志望動機
ここは、あなたの熱意を伝える非常に重要な項目です。「なぜ他の会社ではなく、この会社なのか」を、あなた自身の言葉で伝える必要があります。そのためにまずは、以下の点に注目して企業のウェブサイトや求人情報を読み込んでみましょう。
- その企業が何を目指しているのか
- どんな人材を求めているのか
これらを理解した上で、自分の経験やスキルが、その企業のどんな課題解決や目標達成に貢献できるのかを志望動機に記載します。
【例文：営業職】
「人と深く関わり、長期的な信頼関係を築く」という貴社の営業スタイルに強く共感し、志望いたしました。
前職では、法人向けにITソリューションを提案しておりましたが、特に顧客の潜在的な課題をヒアリングし、解決策を共に考えるプロセスにやりがいを感じておりました。
この経験で培った傾聴力と提案力を活かし、貴社の〇〇事業において、顧客満足度の向上と、さらなる事業拡大に貢献できると確信しております。
自己PR・長所/短所
自己PRや長所/短所を書く際に大切なのは、抽象的な言葉で終わらせないことです。例えば「コミュニケーション能力が高いです」ではなく、具体的なエピソードを添えることで、説得力が格段に増します。
【例文：自己PR】課題解決能力
私の強みは、現状の課題を発見し、改善に向けて主体的に行動できる点です。 前職の店舗運営において、月末の棚卸し作業に毎回8時間以上かかっていることが課題でした。
そこで私は、作業効率を20%向上させることを目標に掲げました。各作業工程の時間を計測・分析し、非効率な動線を発見。商品配置の変更と、バーコードリーダーの追加導入を上司に提案し、実行いたしました。
結果として、棚卸し作業を平均6時間に短縮し、目標であった20%以上の効率化を達成しました。この経験で培った課題解決能力を、貴社の業務改善にも活かせると考えております。
本人希望記入欄
先述の通り、特別な事情がなければ「貴社の規定に従います。」と書くのが最も無難です。職種や勤務地など、どうしても譲れない条件がある場合のみ、その旨を簡潔に記載しましょう。
■本人希望記入欄に書くべき内容例
- 希望する職種
複数の職種を同時に募集している企業で、特定の職種を強く希望する場合 - 勤務地
家族の介護や持ち家の都合など、転居が困難な明確な理由がある場合 - 連絡がつきやすい時間帯
在職中で日中の電話対応が難しい場合など、連絡の取れる時間帯を伝えておく - 入社可能な時期
退職交渉などに時間がかかる場合、入社できる具体的な時期を伝えておく
4．「書くことがない」を解消する自己分析術
「自己PRや志望動機に何を書けばいいのか分からない」と悩む方は少なくありません。しかし、それは能力が足りないからではなく、これまでの経験や価値観が整理できていないこと、つまり自己分析が不足していることが原因です。
ここでは、あなたという素材を最大限に活かすための自己分析の方法をご紹介します。
あなたの隠れた強みを発見する「キャリアの棚卸し」
まずは、これまでの仕事経験を一つひとつ書き出してみましょう。どんなに些細な業務でも構いません。「〇〇の資料を作成した」「〇〇の問い合わせに対応した」など、具体的な行動レベルでリストアップします。
そして、その行動を通じて「どんな工夫をしたか」「どんな成果が出たか」「何を学んだか」を振り返るのです。
当たり前だと思っていた仕事の中に、あなたの「強み」のヒントが必ず隠されています。
Will-Can-Mustで考える、本当に伝えたいこと
次に、Will-Can-Mustというフレームワークを使ってみましょう。
- Will：あなたが「やりたいこと」、興味があること
- Can：あなたが「できること」、得意なこと（キャリアの棚卸しで見つけた強み）
- Must：企業があなたに「求めていること」
この3つの円が重なる部分こそ、最も輝ける領域であり、履歴書で伝えるべき核心的なメッセージになります。
失敗談を「学び」に変えるリフレーミング術
誰にでも仕事での失敗経験はあるものです。しかし、その失敗を単なる汚点として隠す必要はありません。大切なのは、その経験から何を学び、次にどう活かしたかです。
例えば、「〇〇で失敗したが、その原因を分析し、△△という対策を立てたことで、同じミスを防げるようになった」と語れば、それは「課題解決能力」や「学習能力」という立派な強みに変わります。
これを心理学では「認知リフレーミング」と言い、物事の捉え方を変えることで、ネガティブをポジティブに転換する技術です。
▼あわせて読みたい
自己PRの書き方に迷う方は、以下の記事も参考にしてください。自己分析を深める方法だけでなく、豊富な例文やNG例など、詳しく解説しています。
5．履歴書作成に伴う「不安」の乗り越え方
履歴書作成は、自分自身と向き合う作業であるため、時に不安や自己嫌悪に陥りがちです。ここでは、そんな心の負担を軽くするためのヒントをお伝えします。
認知の歪み｜「どうせ落ちる」というマイナス思考への気づき
「完璧な履歴書じゃないと、どうせ落ちるに決まっている」と考えていませんか。このような極端な思考は、心理学で「認知の歪み」と呼ばれ、ストレスを増幅させる原因となります。
心理学でいう「認知の歪み」とは？
「どうせ〇〇だ」「うまくいかないのは自分が悪い」といったように、物事の捉え方や考え方に偏りや歪みが生じ、それがネガティブな感情や行動につながる状態のこと。
まずは、「自分は今、物事を白か黒かで極端に捉えているな」と、自分の思考パターンに気づくことが第一歩です。完璧な人間も、完璧な履歴書も存在しないのです。
不採用は「ミスマッチ」であり「人格否定」ではない
万が一、書類選考で不採用になったとしても、それは「あなたという人間が否定された」わけでは決してありません。それは単に、その時の企業のニーズやタイミングと、あなたのスキルや経験との間に「ズレ（ミスマッチ）」があったという事実を示しているに過ぎないのです。
「縁がなかっただけ」と捉え方を変えることで、心はぐっと軽くなります。
他人と比べず、自分の「プロセス」を褒める
SNSなどで、他の就活生と自分を比べて落ち込んでしまうことはありませんか。そんな時は、比較対象を他人から「過去の自分」に変えてみましょう。
そして、コントロール不可能な「結果（内定）」ではなく、コントロール可能な「プロセス（今日、履歴書を一行でも進められたこと）」に目を向け、その行動そのものを自分で褒めてあげてください。
この「セルフコンパッション（自分への思いやり）」が、活動を続ける上でのエネルギーにつながります。
「どうしても他人と比べてしまう」という方は、SNSから離れることもおすすめです。
6．【Q&A】履歴書作成の「こんな時どうする？」
最後に、履歴書作成でよくある具体的なお悩みについてお答えします。実際に書き出す前に、目を通しておくと安心です。
Q．職歴が多い／少ない場合はどう書く？
職歴が多い場合は、応募する仕事との関連性が低いものはまとめたり、職務経歴書で詳細を補足したりする工夫が必要です。
逆に職歴が少ない、または未経験の場合は、ポテンシャルや学習意欲、アルバイト経験などで培ったポータブルスキルをアピールしましょう。
ポータブルスキルとは？
コミュニケーション能力や問題解決能力、リーダーシップなど、どんな職種や場面でも活用できるスキルのこと。
Q．ブランク期間がある場合は？
留学、資格の勉強、育児・介護など、ブランク期間に何をしていたかを正直に、かつ前向きに説明できれば問題ありません。その経験を通じて何を得たのかを伝えられれば、むしろアピールポイントになり得るでしょう。
Q．写真の適切な撮り方は？
履歴書写真は、3ヶ月以内に撮影した、清潔感のある服装（スーツが無難）のものを使用します。スピード写真でも問題ありませんが、写真館で撮影してもらうと、より表情や姿勢が整い、良い印象を与えやすいでしょう。
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「履歴書の写真をスマホで用意したい」「スマホで撮影した写真をコンビニで印刷して使いたい」という方は、以下の記事もぜひご覧ください。スマホでプロ並みの仕上がりを目指す撮影のコツや、印刷の手順も詳しく紹介しています。
7．自分を知って、履歴書作成！選ばれる一枚をつくろう
履歴書作成の成功は、基本マナーを守りつつ「採用担当者が何を知りたいのか」を意識することから始まります。黒のボールペンで正確に記入し、空欄を作らず、応募先に合わせた内容にしましょう。現在は厚生労働省の新様式の使用が推奨されています。
「書くことがない」という悩みは、キャリアの棚卸しやWill-Can-Mustフレームワークを活用した自己分析で解決できます。志望動機では「なぜその企業なのか」を具体的に伝え、自己PRでは抽象的な表現ではなく、具体的なエピソードと数値で説得力を高めることが重要です。
履歴書作成の不安は誰もが感じるものですが、不採用は人格否定ではなく単なるミスマッチです。完璧を目指すのではなく、あなたの強みと熱意を誠実に伝える履歴書を作ることが、理想のキャリアへの第一歩となるでしょう。
