履歴書と職務経歴書の書き分け術｜テンプレートで簡単作成

転職活動で最初に直面する壁が「履歴書と職務経歴書の違いがわからない」という悩みです。

この2つの書類は混同されがちですが、実は全く異なる役割を持っています。

履歴書は「過去の証明」のための公的書類、職務経歴書は「未来の貢献」をアピールするプレゼン資料になります。

この違いを正しく理解することで、採用担当者に響く効果的な応募書類を作成できます。

1．履歴書と職務経歴書の決定的な違いとは？役割を理解すれば書き分けは簡単

転職活動における最も基本的な疑問、「履歴書と職務経歴書は何が違うのか？」を解説します。

この二つの書類は、提出を求められる場面が似ているため混同されがちですが、その役割と目的は全く異なります。この違いを最初に理解することが、効果的な応募書類を作成するための最も重要な第一歩です。

役割の違い：「過去の証明」のための履歴書と「未来の貢献」を伝える職務経歴書

二つの書類の最も本質的な違いは、時間軸の向きにあります。

履歴書＝過去から現在

履歴書は、あなたの「過去から現在」を証明するための公的な書類です。氏名や生年月日といった基本情報から、学歴、職歴、資格まで、あなたがこれまで歩んできた経歴という「事実」を、採用担当者に正確に伝える役割を担います。

そのため、フォーマットがある程度決まっており、個性よりも正確性が求められます。「身分証明書」のようなものです。

職務経歴書＝現在から未来進行形

一方、職務経歴書は、あなたの「未来の貢献」をアピールするための戦略的なプレゼン資料です。これまでの経験やスキルを基に、「貴社にこれだけの価値を提供できます」という未来の可能性を、採用担当者に具体的に示すための書類です。

決まったフォーマットはなく、あなたの強みが最も伝わるように、構成や内容を自由に設計できます。

目的とフォーマットの違い：誰に、何を伝え、どう見せるか

履歴書の目的は、応募者が募集要件の最低ラインを満たしているかを確認することです。

採用担当者はまず履歴書を見て、「年齢は？」「必要な資格は持っているか？」といった基本的な情報をスピーディーに確認します。そのため、誰が見ても分かりやすいよう、厚生労働省が作成した様式などで定められた定型的なフォーマットが使われるのが一般的です。

対して、職務経歴書の目的は、応募者が持つスキルや経験が、いかに企業の求めるものと合致しているかを具体的にアピールすることです。

採用担当者はこの書類を読み込み、「どんな実績を上げてきたのか」「入社後にどう活躍してくれそうか」というポテンシャルをじっくりと見極めます。

そのため、フォーマットは自由です。自分のキャリアやアピールしたい内容に合わせて、逆編年体式やキャリア式など、最も効果的な見せ方を選べます。

参考：厚生労働省｜厚生労働省が新たに作成した「履歴書様式例」を掲載しました。

【早見表】履歴書と職務経歴書の違い一覧表

項目	履歴書	職務経歴書
役割	個人の経歴や基本情報を証明する「公的書類」	業務経験やスキルをアピールする「プレゼン資料」
時間軸	過去～現在	現在～未来
目的	応募条件の確認、人物像の基本情報の把握	実務能力、スキル、入社後の貢献度の評価
フォーマット	JIS規格など定型化された書式が一般的	決まった書式はなく、形式は自由
記載内容	学歴、職歴、資格など、事実を正確に記載	職務経歴、実績、スキル、自己PRなど、価値を具体的に記載
重要ポイント	正確性・網羅性	具体性・説得力
比喩	身分証明書	未来への企画書

2．【項目別】履歴書の書き方完全ガイド｜採用担当者はここを見る

履歴書は、あなたの第一印象を決める重要な「公的書類」です。採用担当者は、この書類からあなたの経歴の正確さや丁寧な人柄を読み取ろうとします。

誤字脱字があったり、基本的なルールが守られていなかったりするだけで、「仕事も雑なのではないか」というマイナスの印象を与えかねません。

ここでは、各項目で採用担当者がどこを見ているのかを意識しながら、正確で分かりやすい履歴書を作成するためのポイントを解説します。

基本情報（氏名・連絡先など）

日付は、提出日（郵送なら投函日、持参なら持参日）を記入します。

年は西暦・和暦どちらでも構いませんが、提出する書類全体で統一するのがルールです。氏名や住所は、省略せず戸籍や住民票の通りに正確に記載しましょう。「ふりがな」とあればひらがなで、「フリガナ」とあればカタカナで書きます。

連絡先は、日中最も連絡がつきやすい電話番号と、メールアドレスを記載します。

学歴・職歴

学歴は、義務教育は卒業年次のみ、高等学校以降は入学・卒業の両方を記載するのが一般的です。学校名や学部・学科名は、「〇〇高校」のように省略せず、「〇〇県立〇〇高等学校」と正式名称で記載しましょう。

会社の事業内容、従業員数を書き添えると、企業の規模感が伝わりやすくなります。すべての職歴を書き終えたら、改行して右寄せで「以上」と記入します。

免許・資格

免許・資格は、取得した時系列順に、正式名称で記載します。例えば、「普通免許」ではなく「普通自動車第一種運転免許」が正式名称です。数が多い場合は、応募する職種に関連性の高いものを優先的に書きましょう。

本人希望記入欄

ここは、給与や待遇などの希望を書く欄ではありません。特に譲れない条件（例：勤務地限定、介護や育児のための時短勤務など）がある場合のみ、その旨を簡潔に記載します。絶対的な条件がない場合は、「貴社規定に従います。」と記入するのが最も丁寧で無難な対応です。

空欄のまま提出するのは避けましょう。この欄を適切に使うことで、配慮があり、協調性のある人物であるという印象を与えることができます。

3．【項目別】職務経歴書の書き方完全ガイド｜未来の貢献をアピールする

職務経歴書は、履歴書とは全く異なり、自分の価値を企業に売り込むための「マーケティング資料」です。決まった形式がないからこそ、あなたの戦略が試されます。

ここでは、あなたの市場価値を最大化し、「この人に会ってみたい」と思わせるための戦略的な職務経歴書の作成術を、項目別に詳しく解説していきます。

職務要約

職務要約は、採用担当者が最初に目を通す、いわば職務経歴書の「予告編」です。ここで興味を引くことができなければ、続きを読まれることなく書類を閉じられてしまう可能性すらあります。

これまでのキャリア、得意なスキル、そして最もアピールしたい実績を、3～5行程度の文章で簡潔に、かつ魅力的に要約しましょう。

このように、具体的な数字と企業への貢献意欲を示すことが重要です。

職務経歴（STARメソッドの活用）

職務経歴は、この書類の核となる部分です。単に「何をしていたか」を羅列するのではなく、「どのような成果を出したか」を具体的に示す必要があります。ここで非常に有効なのが、STARメソッドというフレームワークです。

この4つの要素で経験を構造化し、「〇〇という課題に対し（T）、自ら〇〇を企画・実行し（A）、結果として売上を前年比15%向上させました（R）」というように、行動と結果をセットで、かつ定量的に（数字で）示すことが、あなたの実績に圧倒的な説得力を与えます。

活かせる経験・知識・スキル

ここでは、これまでの経験で培ったスキルを具体的にリストアップします。ただし、単に「PCスキル」と書くだけでは少々足りません。

「Word（報告書作成、差し込み印刷）」「Excel（VLOOKUP、ピボットテーブル、マクロ作成が可能）」のように、どのようなツールを、どのレベルまで使いこなせるのかを具体的に記述しましょう。

また、語学力や専門知識、マネジメント経験など、応募する職種で直接的に役立つスキルを強調してアピールすることが重要です。

自己PR

自己PR欄は、職務経歴で伝えきれなかったあなたの強みや仕事への価値観をアピールする機会です。

職務経歴で示した具体的な実績（事実）を根拠に、あなたの強みがどのように形成されたのか、そしてその強みを活かして入社後にどのように貢献したいのか、という一貫性のあるストーリーを語りましょう。

「コミュニケーション能力」のような抽象的な言葉は避け、「多様な部署と連携し、プロジェクトを円滑に推進した経験」のように、具体的なエピソードを交えて説明することで、あなたの強みがリアルに伝わります。

4．もう迷わない！自己PR・志望動機など重複項目の書き分け術

履歴書と職務経歴書を作成する上で、多くの人が最も頭を悩ませるのが「自己PR」や「志望動機」といった重複する項目です。「両方に同じ内容を書いてもいいのだろうか？」と不安になりますよね。結論から言うと、全く同じ内容をコピー＆ペーストするのは避けるべきです。

ここでは、重複項目を戦略的に書き分けるための具体的な方法とコツを解説します。

基本ルールは「履歴書＝要約、職務経歴書＝詳細」

重複項目の書き分けにおける黄金律は、「履歴書には要約（キャッチコピー）を、職務経歴書にはその詳細（具体的なエピソードと実績）を書く」ということです。

採用担当者は、まず履歴書であなたという人物の全体像を掴みます。ここで長々と自己PRを書いても、最後まで読まれない可能性があります。履歴書の自己PR欄は、あなたの最も伝えたい強みを簡潔にまとめた「見出し」や「キャッチコピー」だと考えましょう。

そして、その見出しに興味を持った採用担当者が、より詳しい情報を求めて職務経歴書に目を通します。

職務経歴書の自己PR欄では、履歴書で掲げたキャッチコピーを裏付ける具体的なエピソード、そこでのあなたの行動、そして定量的な実績（STARメソッドなど）を存分に盛り込み、展開しましょう。

作成の順番は「職務経歴書→履歴書」が効率的

この書き分けをスムーズに行うためにおすすめなのが、まず職務経歴書から作成するという手順です。

最初に、文字数などを気にせず、あなたの経験や実績、強みをアピールするための詳細な職務経歴書（特に自己PRや職務経歴）をじっくりと作り込みましょう。これがあなたの転職活動におけるアピールポイントの「完全版」になります。

次に、その「完全版」の中から、最も重要なエッセンスを抜き出し、3～4行程度に要約したものを履歴書の自己PR欄に転記します。この手順で進めることで、内容の矛盾がなくなり、両方の書類に一貫性のあるメッセージを持たせることができます。

また、情報が整理されているため、面接で深掘りされた際にもスムーズに答えることができるようになるでしょう。

具体的な書き分け例文（自己PR編）

例えば、「課題解決能力」をアピールしたい場合の書き分け例を見てみましょう。

このように、履歴書で興味を引き、職務経歴書で納得させる、という流れを意識することが重要です。

5．【心理学的アプローチ】「書くことがない…」書類作成が進まない原因と乗り越え方

「いざ書こうとしても、アピールできるようなすごい経験なんてない…」「完璧な書類を作らないと、と考えると手が止まってしまう…」応募書類の作成は、過去の自分と向き合う作業だからこそ、こうした心理的な壁にぶつかることがよくあります。しかし、それは決して能力がないからではありません。

心理学の視点から見ると、そこには特有の「認知の歪み」や心理的なブレーキが働いているのです。ここでは、その原因を解き明かし、不安を自信に変えるための具体的な処方箋を提案します。

原因1：「アピールできる強みがない」という思い込み（自己過小評価）

「自分には特別なスキルや実績なんてない」と感じてしまうのは、自分の能力を過小評価してしまう心理的な傾向が原因かもしれません。特に、真面目で誠実な人ほど、自分のやってきたことを「当たり前のこと」と捉え、それがアピールポイントになるとは考えられない傾向があります。

また、自分の成功を運や周りのおかげだと感じ、自分の実力だと認められない「インポスター症候群」に陥っている可能性もあります。しかし、あなたが日々当たり前のようにこなしている業務の中にも、必ず「強み」は隠されています。

参考：ヒロクリニック　インポスター症候群とは？特徴や原因、対処法などを解説【医師監修】

原因2：「完璧な書類を作らないと」というプレッシャー（完璧主義）

「少しでもマイナスな印象を与えたくない」「最初から完璧なものを作らないと意味がない」という完璧主義も、行動を妨げる大きな要因です。この思考に陥ると、一つの単語や表現に悩みすぎてしまい、書類が完成しません。

転職活動における応募書類は、最初から100点満点である必要はありません。まずは60点の出来でもいいので一度完成させ、第三者に見せたり、推敲を重ねたりする中で、徐々に完成度を高めていけば良いのです。

解決策：キャリアの棚卸しとスモールステップで自信を育む

これらの心理的な壁を乗り越えるために、以下の2つのアプローチを試してみてください。

• キャリアの棚卸しで「強み」を発掘する
• スモールステップで「できた」を積み重ねる

6．【無料DL】すぐに使える履歴書・職務経歴書テンプレート

書類の役割や書き方が分かっても、ゼロから作成するのは大変な作業です。そこで、すぐにダウンロードして使える履歴書と職務経歴書のテンプレートをご用意しました。

特に履歴書は、公的機関である厚生労働省が推奨する様式に準拠しており、信頼性が高く、どの企業に提出しても失礼にあたることはありません。

職務経歴書は、ご自身のキャリアに合わせて選択できるよう、最も一般的な「編年体式」と、専門性をアピールしやすい「キャリア式」の2種類を準備しました。ぜひ、これらのテンプレートを活用して、効率的に書類作成を進めてください。

履歴書テンプレート（厚生労働省推奨様式準拠）

厚生労働省は、公正な採用選考を実現するため、性別欄が任意記載であったり、通勤時間や扶養家族数の記入欄がない様式例を公開しています。このテンプレートは、その考え方に準拠して作成した、現代の転職活動に最適なフォーマットです。

厚生労働省履歴書様式例（pdf）のDLはこちら

スマホだけで完結できる無料の履歴書作成ツールやテンプレートに関しては、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

職務経歴書テンプレート（編年体式・キャリア式）

職務経歴書の作成ツールはこのほかにも沢山あります。詳しくはこちらの記事をご一読ください。

7．【Q&A】履歴書・職務経歴書のよくある質問

ここでは、これまで多くの求職者の方から寄せられた、履歴書と職務経歴書に関する素朴な疑問にお答えします。転職活動では、ささいな疑問や不安が自信をなくす原因になることもあります。疑問を解消し、安心して書類作成や選考に臨んでください。

Q. そもそも両方提出する必要はありますか？

A. はい、企業から提出を求められている場合は、必ず両方提出する必要があります。

前述の通り、履歴書と職務経歴書はそれぞれ異なる役割を持っています。履歴書であなたの基本的なプロフィールを確認し、職務経歴書であなたの実務能力やポテンシャルを評価します。

どちらか一方だけでは、採用担当者は正しく評価するための情報を十分に得ることができません。応募要項に「履歴書、職務経歴書」と記載があれば、セットで提出するのがルールだと認識しましょう。

Q. 手書きとパソコン、どちらで作成すべきですか？

A. 企業からの指定がない限り、パソコンでの作成を強く推奨します。

現代のビジネスシーンでは、PCスキルの有無は重要です。パソコンで作成された書類は、それ自体が基本的なPCスキルを持っていることの証明になります。

また、手書きに比べて修正が容易で、同じデータを複数の企業に応募する際に使い回せるため、効率性の観点からもメリットが大きいです。

ただし、企業から「手書き」と明確に指定されている場合や、温かみや人柄を伝えたいという強い意図がある筆跡に自信のある場合に限り、手書きを選ぶという選択肢もあります。

Q. 提出する時、どちらを上に重ねるのがマナーですか？

A. クリアファイルに入れる際は、上から「送付状（添え状）」→「履歴書」→「職務経歴書」→「その他書類」の順番で重ねるのが一般的です。

採用担当者が最初に目にするのが挨拶状である送付状、次にあなたの全体像が分かる履歴書、そして詳細なアピールが書かれた職務経歴書、という流れを意識すると覚えやすいでしょう。

これは郵送の場合も持参する場合も同様です。書類は折らずに入れられる角形2号の封筒を使用し、クリアファイルにまとめて入れることで、丁寧な印象を与え、書類の汚れや折れも防げます。

Q. 会社都合退職の場合、退職理由は「一身上の都合」でよいですか？

A. いいえ、事実が会社都合なのであれば、「一身上の都合」と記載すべきではありません。

これは非常に重要なポイントです。倒産や解雇といった会社都合で退職した場合、失業保険（雇用保険）の給付において、自己都合退職に比べて給付日数が長くなったり、給付制限期間がなくなったりと、手厚い保護を受けられます。

しかし、退職届に「一身上の都合により」と書いて提出してしまうと、自己都合退職として扱われ、これらのメリットを受けられなくなる可能性があります。

退職理由は「事業所閉鎖のため」「早期退職制度応募のため」など、具体的な事実を正直に記載することが、あなた自身の権利を守るために不可欠です。

8．履歴書と職務経歴書の役割を正しく理解してより高く自身を売り込もう

転職活動の成功は、履歴書と職務経歴書の役割を正しく理解することから始まります。

履歴書は「過去から現在」を証明する身分証明書的な公的書類として、正確性と網羅性を重視し定型フォーマットで作成。

一方、職務経歴書は「現在から未来」への貢献をアピールする企画書として、具体性と説得力を重視し自由な形式で戦略的に構成します。

重複項目は「履歴書＝要約、職務経歴書＝詳細」の原則で書き分け、STARメソッドを活用して定量的な実績を示すことが重要です。

「書くことがない」という心理的な壁は、キャリアの棚卸しとスモールステップ法で乗り越えられます。

書類作成は単なる作業ではなく、自身の強みを再発見する貴重な自己分析の機会です。この違いを理解し、それぞれの書類で適切にあなたの価値を伝えていきましょう。