総務の志望動機 完全ガイド｜経歴別の「受かる」例文と書き方

「営業のノルマに疲れ、サポート業務に回りたい」「事務職なら定時で帰れそう」

もし、このような本音を抱えて総務の志望動機を書こうとしている場合は、一度立ち止まって再考する必要があります。

総務職は、一般事務とは異なり、組織全体の運営に関わるプロフェッショナルな仕事です。そのため、「楽そうだから」という動機は採用担当者にすぐに見透かされてしまいます。

しかし、逆に言えば、総務の役割を正しく理解し、これまでの経験を論理的に結びつけることができれば、未経験からでも採用を勝ち取ることは十分に可能です。

本記事では、キャリアコンサルティングの理論と人事労務管理の実務的視点を交え、採用担当者が「会ってみたい」と思う総務の志望動機の書き方を、具体的な例文とともに徹底解説します。

1．総務とは？「何でも屋」ではないプロの仕事

まずは、志望動機を書く前の前提知識として、「総務」という仕事の定義を明確にしましょう。

多くの人がイメージする「何でも屋」という認識だけでは、書類選考を突破する説得力のある志望動機は書けません。

一般事務との決定的な違いと残業の実態

総務職と一般事務職は、明確に異なる職種です。

一般事務が「特定の部署の定型業務（データ入力や書類作成）」を行うのに対し、総務職は「組織全体の非定型業務（株主総会運営、施設管理、社内イベント、トラブル対応など）」を担います。

この違いは、労働環境のデータにも表れています。dodaの調査データによると、一般事務の月平均残業時間は11.0時間であるのに対し、総務・法務・広報事務は18.4時間となっています。

突発的なトラブル対応や、全社的なプロジェクトの進行管理を任される総務職は、決して「定時で帰れる楽な仕事」ではないのが現実です。

志望動機では、この忙しさを理解した上で、それでも挑戦したいという覚悟を示すことが評価につながります。

参考：平均残業時間の実態調査｜doda

企業規模で変わる総務の役割

応募する企業の規模によって、求められる総務の役割は大きく異なります。ここを履き違えると、「自社の実情を理解していない」と判断される要因となります。

厚生労働省の定義から見る「組織の守り神」としての役割

公的な定義を確認してみましょう。

厚生労働省の職業情報提供サイト（job tag）では、総務事務を「組織全体に関係する仕事に従事する」とし、具体的には文書管理、資産管理、行事運営などを挙げています。

法務や労務の観点から見ると、総務は企業の「ガバナンス（統治）」を守る重要なポジションです。契約書の管理やコンプライアンスの遵守など、会社の信頼を守る「守備の要」としての役割を担っています。

参考：総務事務｜厚生労働省 職業情報提供サイト（job tag）

2．採用担当者が総務の志望動機で見ている3つのポイント

採用担当者は、応募者の志望動機から以下の3点を確認しようとしています。これらを網羅することで、論理的で納得感のある文章になります。

「なぜ総務か」の論理的な理由（キャリアの一貫性）

「なぜ営業ではなく総務なのか」「なぜ経理ではなく総務なのか」。この問いに明確に答える必要があります。

単に「事務作業が好きだから」では不十分です。

「前職でチームの業務効率化に取り組んだ際にやりがいを感じ、専門的に組織運営に携わりたいと思った」など、これまでのキャリアの延長線上に総務があるというストーリー（一貫性）を提示しましょう。

スキルと実務の親和性（事務処理力・調整力・改善力）

採用基準は「どこで働いていたか」よりも「実際に何ができるか」にシフトしています。
特に総務で求められるのは以下の3つのスキルです。

未経験であっても、これらのスキルを前職でどのように発揮してきたかを具体的に伝えることが不可欠です。

ストレス耐性と柔軟性（突発業務への対応）

総務は「会社の便利屋」として、クレーム対応や備品の故障など、予期せぬトラブルに直面することが多々あります。

そのため、想定外の事態にも動じず、冷静に対応できる「ストレス耐性」や「柔軟性」があるかどうかも、隠れた評価ポイントとなります。

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志望動機を書く前に、自己分析で「自分の強み」を明確にしましょう。自己分析の具体的な方法を解説しています。

【状況別】総務の志望動機 例文集と添削解説

ここからは、具体的な例文を見ていきましょう。

多くの人が陥りがちな「NGパターン」もあわせて解説しますので、作成した文章と照らし合わせ、推敲に役立ててください。

総務未経験（営業・販売職から）の志望動機の書き方：数値を活かす

営業や販売の経験者は、「顧客対応力」と「数字への意識」が強みになります。これを総務の業務（社内顧客への対応、コスト削減）に変換します。

上記の志望動機は、最も避けるべきパターンです。

「ノルマが辛い」「残業が少ない」といった言葉は、採用担当者に「権利主張が強い」「仕事への熱意が低い」と判断されます。

「待遇への欲求（本音）」は書かず、「環境が整うことで、より高いパフォーマンスを発揮したい（建前）」という前向きなロジックに変換しましょう。

新卒（学生）の志望動機の書き方：エピソードの選び方

実務経験がない新卒の場合、サークルやアルバイトでの「役割」と「行動」に焦点を当てます。抽象的な言葉ではなく、具体的なエピソードで語りましょう。

「勉強させてほしい」という姿勢は、謙虚に見えて実はNGです。企業は学校ではありません。

「教えてもらう（テイク）」のではなく、「今の自分にできることで貢献しながら、自走してキャッチアップする（ギブ）」という姿勢が必要です。

また、「縁の下の力持ち」という表現も使い古されており、具体性に欠けます。

経験者（キャリアアップ）の志望動機の書き方：専門性の提示

経験者の場合、即戦力性をアピールしつつ、前職への不満ではなく「より高度な業務への挑戦」を動機にします。

転職理由が「不満（給与、業務内容）」であると、入社してもまた不満を持つのでは？」と懸念されます。

また、「定型業務」に固執すると、総務に求められる「変化への対応力」がないと判断されます。

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職務経歴書の自己PRでも総務職への適性をアピールできます。効果的な自己PRの書き方を詳しく解説しています。

3．志望動機に説得力を持たせる「自己分析」と「企業研究」

魅力的な志望動機を作るには、テクニックだけでなく、深い自己理解と企業理解が必要です。

自分の経験を「総務用語」に変換する魔法のメソッド

自己分析には、「Will-Can-Mustフレームワーク」が有効です。

自分の「やりたいこと（Will）」と「できること（Can）」を整理し、それが企業の「求めていること（Must）」と重なる部分を見つけ出します。

また、前職のスキルを「ポータブルスキル（持ち運び可能なスキル）」として再定義しましょう。

例えば、以下のようなことが挙げられます。

このように表現を変換することで、異業種からの転職でも「総務としての適性」を強くアピールできます。

応募先企業の「総務の特色」を見抜く方法（求人票の読み解き）

求人票は情報の宝庫です。特に以下の点に注目してください。

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やりたい仕事が見つからない方は、自己分析の5ステップで適職を発見できます。総務職が本当に合っているか確認しましょう。

4．総務への転職を成功させるためのプラスアルファ

最後に、ライバルに差をつけるためのポイントを紹介します。

書類通過率を上げる有利な資格（簿記、衛生管理者、MOS）

未経験からの転職では、意欲を客観的に証明する資格が強力な武器になります。

転職エージェントの活用と非公開求人の重要性

総務職は人気が高く、一般の求人サイトに出ると応募が殺到するため、「非公開求人」として転職エージェント経由で募集されるケースも少なくありません。

エージェントを活用することで、非公開求人にアクセスできるだけでなく、応募書類の添削や、企業ごとの面接対策といったサポートを受けることができます。

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転職サイトやエージェントを効果的に活用することで、総務職の求人に出会える確率が高まります。年代別のおすすめサイトを紹介しています。

5．未経験から総務職をつかみ取るために

総務職は、単なる「何でも屋」ではなく、組織を支える重要なプロフェッショナルです。

未経験からの挑戦は難しく感じるかもしれませんが、これまでの経験を「ポータブルスキル」として再定義し、企業の課題解決にどう貢献できるかを論理的に伝えれば、キャリアの可能性は大きく広がります。

本記事で紹介したポイントと例文を参考に、自信を持って第一歩を踏み出してください。