履歴書在中の書き方｜位置・封筒・定規・郵送マナーの【正解】

採用担当者が教える「履歴書在中」の正解。なぜ油性ペンと定規を使うのか？それは単なるマナーではなく、大切な応募書類を水濡れや誤配から守る「リスク管理」です。

「封筒に赤字で『履歴書在中』と書く」。就職・転職活動において誰もが一度は直面するこの作業に、緊張や面倒臭さを感じる求職者は少なくありません。

「字が汚いから書きたくない」「位置はここで合っているのか」と不安になることもあるでしょう。

しかし、この一筆には、単なる形式的なマナー以上の重要な意味があります。それは、大切な応募書類を確実に採用担当者の手元に届けるための「リスク管理」であり、受け取る相手への「想像力」の証明に他なりません。

この記事では、採用実務、法制度、そして心理的な安心感という多角的な視点から、「履歴書在中」の正しい書き方とその理由を解説します。

道具選びから投函の瞬間まで、自信を持って行動できるようサポートします。

1．【見本図解】「履歴書在中」の正しい書き方と位置

まずは結論からお伝えします。封筒のタイプによって、記載すべき正しい位置が決まっています。

これは郵便局員や社内の仕分け担当者が、一目で重要書類だと認識するために合理化されたルールです。

縦書き封筒（角形2号・角形A4号）の場合は表面の「左下」

履歴書を折らずに入れることができる「角形2号」などの縦長の封筒（和封筒）を使用する場合、「履歴書在中」の文字は表面の「左下」に記載します。

縦書きの宛名とのバランスを考慮し、左下のスペースに収めるのが最も視認性が高いためです。

横書き封筒（洋形など）や縦書き封筒を横書きに書く場合は表面の「右下」

外資系企業への応募などで封筒を「横書き」で使用する場合（洋封筒や角形2号の横書き）は、表面の「右下」に記載します。 切手（右上）や宛名が上部に集中するため、情報の干渉を避ける意味でも右下が定位置となります。

「履歴書在中」と「応募書類在中」の決定的な違いと使い分け

「履歴書在中」と書くべきか、「応募書類在中」と書くべきか迷うことがあるかもしれません。厳密な使い分けは以下の通りです。

実務上は、どちらを使用しても選考に大きく影響することはありません。

しかし、職務経歴書を同封することが一般的な転職活動においては、「応募書類在中」としておくのが最も正確で無難な選択です。

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2．失敗しないための「道具」選び【ペン・定規・封筒】

「弘法筆を選ばず」と言いますが、応募書類の作成においては「筆（道具）選び」こそが成否を分けます。

ここでは精神論ではなく、物理的なリスク回避の観点から推奨される道具を紹介します。

ペンは「赤色の油性ペン」が鉄則である理由

文字の色は必ず「赤」を選びます。黒や青の文字（宛名）の中に赤が入ることで、注意喚起の効果が生まれ、他の一般的な郵便物（ダイレクトメールや請求書など）に紛れてしまうのを防ぐためです。

そして最も重要なのが、「油性」であることです。水性ペンやフリクション（消せるボールペン）は絶対に使用してはいけません。

配送中に雨に濡れて文字が滲んでしまったり、夏のポスト内の高温でフリクションのインクが消えてしまったりするリスクがあるからです。

大切な個人情報を含む書類を守るため、耐水性・耐久性のある油性マーカー（サインペン）や油性ボールペン（太字・0.7mm以上推奨）を使用してください。

「定規」を使わないと損をする心理的理由

文字を囲む「四角い枠線」を描く際は、必ず定規を使用しましょう。「フリーハンドでも味があって良いのでは」という考えは、ビジネス文書においては通用しません。

歪んだ線は、受け手に「雑な仕事をする人」「準備不足」という無意識の印象（ハロー効果の逆）を与えてしまいます。

逆に、定規で引かれた真っ直ぐな線は、それだけで「丁寧さ」「几帳面さ」をアピールする無言のプレゼンテーションになります。

封筒サイズは「角形2号」を選ぶべき物理的理由

履歴書等の応募書類を入れる封筒は、A4サイズを折らずに入れられる「角形2号（角2）」を強く推奨します。

長形3号などの細長い封筒に三つ折りで入れることもマナー違反ではありませんが、採用担当者の実務を想像してみてください。ファイリングやコピーをする際、折り目のついた書類をいちいち伸ばす作業が発生します。

「角形2号」を選び、書類をクリアファイルに入れて送ることは、相手の手間を省く「思いやり」の表れと受け取られます。

3．字に自信がない人へ：スタンプ・印字・シールの活用術

「字が汚いので、手書きだと悪目立ちしてしまう」と悩む方もいるでしょう。心理的な側面から見ると、このコンプレックスが原因で応募自体が億劫になってしまうことの方が損失です。

スタンプ（ハンコ）やシールは失礼にあたらない

結論から言えば、「履歴書在中」のスタンプやシールを使用することは失礼にはあたりません。

むしろ、読みづらい手書き文字よりも、明瞭な活字の方が「重要書類であること」を確実に伝達できるというメリットがあります。

100円ショップや文具店で手軽に入手できる専用スタンプを活用し、ストレスなく準備を進めてください。ただし、スタンプを押す際も傾かないように注意し、インクのかすれがないか確認しましょう。

自宅のプリンターで「直接印刷」や「ラベル作成」をする

Wordなどのソフトを使い、自宅のプリンターで宛名と一緒に「履歴書在中」の文字を赤色で印刷することも可能です。手書きのようなブレがなく、非常にビジネスライクな印象を与えます。

ただし、家庭用プリンターは厚手の封筒（角形2号）の給紙に対応していない機種も多く、紙詰まりやインク汚れのリスクがあります。

その場合は、市販の「宛名ラベルシール」に住所とマークを一緒に印刷して貼り付ける方法が、安全かつスマートでおすすめです。

最初から印刷された「履歴書在中」封筒の活用

最も確実で、かつ心理的な負担が少ないのが、最初から「履歴書在中」の文字が赤字で印刷されている封筒を購入することです。

これならば、書き損じのリスクも、位置を間違える心配もありません。コストは多少かかりますが、安心を買うための必要経費と割り切るのも賢い戦略です。

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4．郵送と手渡しのマナー【料金・渡し方】

封筒の準備ができたら、最後は相手に届けるプロセスです。ここでは郵便法などの法的な観点から、注意点や料金トラブルについて解説します。

料金不足を防ぐ！ポスト投函より「窓口」へ

角形2号の封筒に書類とクリアファイルを入れると、定形郵便ではなく「定形外郵便」の扱いとなります。

重さによって料金が変わるため、一般的な定形郵便料金（84円や110円など）の切手では不足するケースが多発しています。

特に定形外郵便（規格内・50g以内）は140円（2024年10月改定料金）からとなります。料金不足で戻ってきて締め切りに間に合わなかったり、最悪の場合、受取人（応募先企業）に不足分を支払わせる事態になったりすれば、第一印象は最悪です。

こうした事故を防ぐため、切手を貼ってポスト投函するのではなく、必ず郵便局の「窓口」へ持ち込み、重さを量って適正な料金を支払うようにしてください。

参考：郵便局｜国内の料金表

【重要】メール便はNG！履歴書は「信書」である法的根拠

「コンビニから送れるメール便や宅配便の方が便利」と考えるかもしれませんが、履歴書や職務経歴書をこれらのサービスで送ることは郵便法違反となります。

履歴書は、特定の受取人に対して意思を表示する「信書」に該当します。

佐川急便などの民間事業者も「飛脚特定信書便」といった信書対応サービスを行っていますが、通常の郵便に比べて料金が高額になったり、専用の伝票が必要だったりと利用条件が異なります。

そのため、特段の事情がない限りは、コンビニ等で扱っている通常の宅配便（宅急便など）やメール便は避け、安価で確実な日本郵便（郵便局）のサービス（普通郵便、レターパック、簡易書留など）を利用するのがおすすめです。

参考：佐川急便｜飛脚特定信書便
参考：総務省｜信書のガイドライン
参考：総務省｜信書便制度について – 総務省

面接持参（手渡し）の場合のマナー

面接に履歴書を持参して手渡しする場合でも、封筒には「履歴書在中」と記載し、のり付けはせずに持参します。

渡す際は、封筒から書類（クリアファイルに入った状態）を取り出し、封筒の上に重ねて、相手が読める向きにして「応募書類をお持ちいたしました」と添えて両手で渡します。

封筒は書類を守るカバーの役割であり、中身をすぐに確認できるように配慮するためです。

5．よくある質問（FAQ）

準備の最終段階でふと疑問に思う、「こんな時はどうすればいい？」という細かなポイントをまとめました。迷った際の判断基準として活用してください。

6．丁寧な封筒は「仕事への誠実さ」の証明

「履歴書在中」の一筆は、事務的な作業に見えて、実は「自らの大切な情報を、良い状態で採用担当者に届けたい」という、相手への配慮と責任感の表れです。

正しい道具と知識を持って準備すれば、不安を感じる必要は全くありません。細部まで気を配られた封筒は、開封される前から応募者の「仕事への誠実な姿勢」を伝えてくれるはずです。