【例文付】「承知」と「了解」の違いは？失敗しない使い分け

「承知」と「了解」の正しい使い分け、自信を持ってできていますか？

ビジネスメールで失敗しないためのマナーと、上司や取引先に好印象を与える具体的な例文を解説します。

上司へのメール返信で「了解しました」と送信した後、「もしかして失礼だったのではないか」と不安を感じたことはないでしょうか。

実は、ビジネスシーンにおける言葉遣いは、単なるルールの暗記だけでは対応しきれない場面が多くあります。

特に「承知」と「了解」の違いについては、社会人の約7割が正確に理解していないとも言われています。しかし、言葉の本来の意味を知ることで、自信を持って使い分けることができるようになります。

この記事では、ビジネスマナーの基本となる「承知」と「了解」の明確な使い分けルールから、そのまま使えるメール例文、そして意外と知られていない語源までを、キャリア形成とマナーの視点から解説します。

1．「承知しました」と「了解しました」の使い分け早見表

ビジネスシーンでは、相手との関係性や状況の重要度によって、最適な言葉を選ぶことが大切です。

以下の表を参考に、その場にふさわしい「言葉」と「丁寧さ」を選んでみてください。

相手・シーン	使うべき言葉	丁寧さ	ポイント
取引先・お客様 謝罪、要望対応、改まった場	かしこまりました	◎◎◎ (最上級)	「謹んでお受けします」の意。単なる理解だけでなく、相手の意向を重んじる強い姿勢を示せます。
上司・目上の人 公式なメール、重要な報告	承知いたしました	◎◎ (より丁寧)	「いたしました」をつけることで謙譲度が増し、よりかしこまった印象を与えます。最も推奨される形です。
上司・先輩 日常的な業務指示への返答	承知しました	◎ (標準の丁寧さ)	謙譲語を含んでいるため、目上の相手でも違和感なく使える標準的なビジネス表現です。
同僚・部下 日常会話、チーム内連絡	了解しました	○ (ややカジュアル)	対等な関係でのやり取りに適切です。ただし、目上の人には不向きです。
親しい同僚 社内チャット（Slack等）	了解です	△ (カジュアル)	砕けた表現です。スピード重視の場面では便利ですが、社外やフォーマルな場ではNGです。
【注意】上司・目上 いかなる場面でも	了解しました 了解です	× (NG)	「承認する（認める）」というニュアンスが含まれるため、目下から目上へ使うと失礼と受け取られるリスクがあります。

この表を参考に、相手との距離感に合わせて言葉を選んでみてください。

2．なぜ「了解」は目上の人に失礼？ 2つの言葉の意味と語源

「上司に了解はNG」と教わっても、理由がわからなければ応用が効きません。

実は、「了解」が失礼とされるようになったのは、近年からという説があります。それ以前は無線通信などで広く使われていましたが、マナー本などの影響で現在の認識が定着しました。

とはいえ、現在は「失礼」と感じる人が多いため、避けるのが無難です。

その理由を、漢字の意味から紐解いてみましょう。理由を知ることで、自然と言葉の使い分けができるようになります。

「了解」＝「理解して認める」

「了解」という言葉は、「了（おわる・さとる）」と「解（とく・わかる）」という漢字で構成されています。辞書的な意味としては「物事の内容や事情を理解して承認すること」を指します。

ここで重要なのは、「承認する（認める）」というニュアンスが含まれている点です。「認める」という行為は、本来、権限を持つ上の立場の者が、下の者の報告や提案に対して行うものです。

そのため、部下が上司に対して「了解しました（私が指示を認めました）」と伝えることは、無意識のうちに「上から目線」の印象を与えてしまうリスクがあります。

これが、目上の人に「了解」を使うべきではないとされる最大の理由です。

「承知」＝「謹んで受ける」

一方、「承知」は、「承（うけたまわる）」と「知（しる）」で構成されています。「承」という字には、「前の代から受け継ぐ」や「目上の人の意向を謹んで受ける」という意味が含まれています。

つまり、「承知」という言葉自体に、「相手の言葉を謹んでお聞きする」「理解して引き受ける」という謙譲（へりくだり）の姿勢が込められています。

そのため、上司や取引先からの指示や依頼に対して返事をする際は、「承知しました」や「承知いたしました」を使うのが、言葉の意味としてもマナーとしても最も適切となります。

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3．シーン別・相手別！ 正しい敬語の使い分けと例文

ここでは、明日からそのままメールやチャットで使える具体的な例文を紹介します。状況に合わせて活用してください。

上司・社内の目上の人へ → 「承知いたしました」

社内の上司や先輩からの指示に対する返信では、「承知いたしました」が基本です。

「承知しました」でも間違いではありませんが、「いたしました（致す）」という謙譲語を加えることで、より丁寧な印象になります。

【基本の返信】

○○部長
お疲れ様です。○○です。
プロジェクト資料の修正の件、承知いたしました。
本日の17時までに修正版を提出いたします。
よろしくお願いいたします。

ポイントは、単に「承知しました」と伝えるだけでなく、「いつまでに」「何をするか」という次のアクションを添えることです。

これにより、「指示内容を正しく理解した」という安心感を相手に与えることができます。

取引先・お客様へ → 「かしこまりました」

社外のお客様や取引先に対しては、「承知いたしました」に加えて、「かしこまりました」も頻繁に使われます。

「かしこまる（畏まる）」は、相手に対して深い敬意と慎みの態度を示す言葉であり、サービス業や接客の場面では標準的な表現です。

【日程調整の返信】

株式会社○○ 営業部 □□様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の○○です。

お打ち合わせの日程につきまして、ご提示いただいた以下の日時でかしこまりました（承知いたしました）。
日時：2025年○月○日（月） 14:00〜

当日は何卒よろしくお願い申し上げます。

同僚・部下へ → 「了解しました」「了解です」

同僚や部下、あるいは非常に親しい先輩とのやり取りでは、「承知いたしました」だと堅苦しくなりすぎることがあります。

特にチャットツール（SlackやTeamsなど）でのスピーディーなやり取りでは、「了解しました」や「了解です」の方が円滑なコミュニケーションにつながる場合も多いでしょう。

【同僚へのチャット返信】

お疲れ様！
会議室の変更、了解しました。
メンバーにも共有しておくね。

ただし、メールの場合は記録として残るため、相手が同僚であっても丁寧語（です・ます）を崩しすぎないよう注意が必要です。

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4．実は間違い？ 気をつけるべき敬語の落とし穴

言葉遣いには、良かれと思って使っていた表現が実は間違いだった、というケースがあります。よくある疑問について解説します。

「承知いたしました」は二重敬語？

「承知いたしました」は二重敬語であり、間違いではないかという議論が時折見られます。

結論から言うと、「承知いたしました」は正しい敬語表現であり、問題なく使用できます。

文化庁の指針に基づくと、二重敬語とは「一つの語について、同じ種類の敬語を二重に使ったもの（例：おっしゃられる）」を指します。

「承知いたしました」の構造は以下の通りです。

このように、文法的な敬語（謙譲語）は「いたす」の一つだけであるため、二重敬語にはあたりません。自信を持って使ってよい表現です。

参考：文化庁「敬語の指針」

「わかりました」はビジネスで使える？

「わかりました」は丁寧語ではありますが、ビジネスシーン、特に目上の人に対して使うには少し幼い印象を与えることがあります。

「承知しました」や「かしこまりました」に比べると敬意の度合いが低いため、公式な場や文書では避けるのが無難です。

親しい先輩との会話など、TPOを選んで使用することをお勧めします。

断る場合の「承知いたしかねます」

依頼を断る際、「できません」と伝えると角が立ちます。そのような場合は、「致しかねます（いたしかねます）」を使うのが大人のマナーです。

×： 納期を早めることはできません。

○ ：申し訳ございませんが、スケジュールの都合上、ご希望の納期での対応は致しかねます（または、承知いたしかねます）。

このように、「クッション言葉（申し訳ございませんが）」＋「致しかねます」をセットで使うことで、相手への配慮を示しながら断ることができます。

5．言葉選びは「相手への配慮」から

ここまで「承知」と「了解」の違いについて解説してきました。

ビジネスにおいて最も大切なのは、完璧なマナーを守ることそのものではなく、「相手を敬い、気持ちよく仕事をしたい」という配慮の心です。

言葉の語源や意味を理解した上で、「この相手にはどの言葉を使えば安心してもらえるか」を考えることが、信頼関係を築く第一歩となります。

もし迷ったときは、相手への敬意が最も伝わりやすい「承知いたしました」を選んでおけば間違いありません。自信を持って、日々のコミュニケーションに臨んでください。